Daten- und Aktenaustausch mit Cloud Services

Die Nutzung von Cloud Technologie zum einfacheren und sichereren Aktenaustausch und Aktenmanagement nimmt stetig zu. Microsoft Technologien wie die Azure™ Plattform oder Private Cloud Lösungen helfen den Prozess des Aktenmanagements für alle Seiten effizienter zu gestalten.

Showcase: Daten- und Aktenaustausch in der Cloud

Ein Beispiel für die erfolgreiche Nutzung von Cloud Services ist der gemeinsame Showcase von Atos IT Solutions and Services GmbH (vorher Siemens IT Solutions and Services), der Microsoft Deutschland GmbH und Combionic.  In dem Szenario verlegt ein Unternehmen seinen Dienstsitz in eine andere Stadt. Bei der Unternehmenssitzverlegung müssen alle im Handelsregister hinterlegten Dokumente des Registerordners und der Registerakte umziehen. Bisher mussten dazu sämtliche Dokumente manuell erstellt und in den Registern der neu zuständigen Behörde in mehreren Prozessschritten erfasst werden. Mit Hilfe des Cloud Services kann das jetzt in einem Arbeitsschritt erfolgen, die beiden zuständigen Behörden tauschen die Daten via Cloud Service aus.  Dadurch können erhebliche Kostensenkungen und erhebliche Effizienzgewinne erreicht werden.

Das Besondere an diesem Konzept ist die Realisierung verschiedener Sicherheitsstufen aufgrund der strikten Trennung zwischen dem Prozess und den auszutauschenden Informationen, Dokumente und Daten. So können zum Beispiel die Workflows mit normalen, verschlüsselten Nutzdaten in der Public Cloud (Azure™) ablaufen und besonders sensible bzw. besonderen Restriktionen unterliegende Daten und Dokumente in einer internen Private Cloud Umgebung transportiert werden. Je nach den individuellen Anforderungen ist so ein mehrstufiges Sicherheitskonzept realisierbar.

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