Die Computacenter hat in Ihrer Lösung "E-Akte als Service" die funktionale Vielfalt eines E-Akten-Systems als Dienst zur Verfügung gestellt und diesen aufgabenbezogen in die jeweilige Benutzeroberfläche integriert. Die Aktendaten kommen aus dem jeweiligen Dokumentenmanagement System, bzw. dem Aktensystem DOMEA® von OpenText. Der Benutzer arbeitet in seiner gewohnten Arbeitsumgebung (z. B. Microsoft® Outlook®) und hat durch das Office Business Gateway aus dem Kontext heraus Zugriff auf die E-Akte, die im Hintergrund zur Verfügung steht.

In dem Showcase-Szenario wird das Arbeitsumfeld eines typischen Sachbearbeiters gezeigt, der hauptsächlich mit Microsoft® Outlook® arbeitet. Eingehende E-Mails mit einem Aktenbezug sollen schnell identifiziert und bei Relevanz den entsprechenden E-Akten zugeordnet werden können.

Dazu werden Office Business Gateway-Komponenten von Combionic verwendet, mit denen der Betreff (auch Text) der E-Mails auf aktenbezogene Informationen überprüft wird. Die dadurch identifizierten Akten werden in der Office-„Taskpane“ aufgelistet. Per Mausklick kann bis auf die Ebene der Dokumente verzweigt werden, die zur Einsicht geöffnet werden können. Die Darstellung der Akten, Vorgänge und Dokumente ist auf das Wesentliche (Aktenzeichen, Betreff, Datum) reduziert, damit der Anwender schnell die Relevanz erkennen und die passenden Aktenelemente auswählen kann. Es genügt ein Mausklick und das aktuelle E-Mail oder weitere markierte Elemente werden mit den Metadaten (Betreff, Eingangsdatum, Absender) hinzugefügt. Sind keine Hinweise auf Aktenzeichen in der E-Mail erkennbar, kann über die „Suchen“-Funktion in der Taskpane direkt ein (Teil-) Aktenzeichen eingegeben und so auf den Aktenbestand zugegriffen werden.

Demovideo

 

Demo Screenshot

Der Benutzer kann mit dieser Lösung in seinem gewohnten Arbeitsumfeld die Dokumente aus dem Kontext heraus verakten, ohne dabei die Applikation wechseln zu müssen. Dadurch können nicht nur Schulungskosten gespart werden, zusätzlich wird außerdem auch die Effizienz, Produktivität und insbesondere die Akzeptanz der Benutzer erhöht.